Cara Mudah Menambahkan Tombol Cetak Di Microsoft Word: Panduan Lengkap Untuk Meningkatkan Produktivitas

Cara Mudah Menambahkan Tombol Cetak di Microsoft Word: Panduan Lengkap untuk Meningkatkan Produktivitas

Microsoft Word, sebagai perangkat lunak pengolah kata yang paling populer di dunia, menawarkan berbagai fitur yang dirancang untuk memudahkan pengguna dalam membuat dan mengelola dokumen. Salah satu fitur yang seringkali dibutuhkan adalah kemampuan untuk mencetak dokumen dengan cepat dan mudah. Meskipun Word sudah menyediakan opsi cetak melalui menu File atau shortcut keyboard (Ctrl+P), menambahkan tombol cetak langsung pada antarmuka pengguna dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi, terutama bagi mereka yang sering mencetak dokumen.

Artikel ini akan memandu Anda melalui berbagai cara untuk menambahkan tombol cetak di Microsoft Word, mulai dari metode yang paling sederhana hingga opsi yang lebih canggih, serta memberikan tips dan trik untuk memaksimalkan pengalaman Anda. Kami akan membahas:

1. Menambahkan Tombol Cetak ke Quick Access Toolbar (QAT)

Quick Access Toolbar (QAT) adalah bilah kecil yang terletak di sudut kiri atas jendela Word, di atas Ribbon. QAT dirancang untuk menampung perintah-perintah yang paling sering Anda gunakan, sehingga Anda dapat mengaksesnya dengan cepat tanpa harus mencari di menu atau Ribbon. Menambahkan tombol cetak ke QAT adalah cara termudah dan tercepat untuk membuat opsi cetak selalu tersedia.

• Langkah-langkah:

  1. Klik Panah Bawah di QAT: Perhatikan sudut kanan atas jendela Word. Anda akan melihat panah bawah kecil di ujung QAT. Klik panah tersebut untuk membuka menu kustomisasi.
  2. Pilih "Print": Dalam menu yang muncul, Anda akan melihat daftar perintah yang umum digunakan. Jika "Print" sudah terdaftar, cukup klik untuk menambahkannya ke QAT.
  3. Jika "Print" Tidak Ada, Pilih "More Commands…": Jika "Print" tidak ada dalam daftar, pilih opsi "More Commands…" di bagian bawah menu. Ini akan membuka jendela "Word Options".
  4. Pilih "Commands Not in the Ribbon": Di jendela "Word Options", pastikan kategori "Choose commands from:" diatur ke "Commands Not in the Ribbon". Ini akan menampilkan daftar lengkap perintah Word yang tidak ditampilkan secara default di Ribbon.
  5. Cari dan Tambahkan "Print": Gulir daftar perintah hingga Anda menemukan "Print". Klik "Print" dan kemudian klik tombol "Add >>" di tengah jendela. Ini akan memindahkan perintah "Print" ke daftar di sisi kanan, yang mewakili perintah yang akan ditampilkan di QAT.
  6. Klik "OK": Setelah Anda menambahkan "Print", klik "OK" untuk menutup jendela "Word Options".

• Manfaat:

  • Akses Cepat: Tombol cetak selalu terlihat dan dapat diakses dengan satu klik.

  

  • Kustomisasi: Anda dapat menambahkan perintah lain yang sering Anda gunakan ke QAT untuk meningkatkan produktivitas.
  • Sederhana: Proses penambahan sangat mudah dan cepat.

2. Membuat Macro untuk Mencetak Dokumen

Macro adalah serangkaian perintah yang dapat direkam dan dijalankan untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang. Anda dapat membuat macro sederhana untuk mencetak dokumen dengan satu klik.

• Langkah-langkah:

  1. Aktifkan Tab "Developer": Secara default, tab "Developer" tidak ditampilkan di Ribbon. Untuk mengaktifkannya, klik "File" > "Options" > "Customize Ribbon". Di sisi kanan jendela, centang kotak "Developer" dan klik "OK".
  2. Klik "Record Macro": Di tab "Developer", klik tombol "Record Macro".
  3. Beri Nama dan Deskripsi Macro: Di jendela "Record Macro", berikan nama yang deskriptif untuk macro Anda, misalnya "PrintDocument". Anda juga dapat menambahkan deskripsi singkat tentang fungsi macro.
  4. Tetapkan Shortcut Key (Opsional): Anda dapat menetapkan shortcut key untuk menjalankan macro dengan cepat. Klik tombol "Keyboard" dan pilih kombinasi tombol yang belum digunakan oleh Word.
  5. Pilih "Store macro in": Pastikan opsi "All Documents (Normal.dotm)" dipilih. Ini akan membuat macro tersedia untuk semua dokumen Word yang Anda buka.
  6. Klik "OK": Klik "OK" untuk memulai perekaman macro.
  7. Klik "File" > "Print": Lakukan tindakan yang ingin Anda rekam dalam macro. Dalam hal ini, klik "File" dan kemudian "Print".
  8. Klik "Stop Recording": Di tab "Developer", klik tombol "Stop Recording" untuk mengakhiri perekaman macro.

• Menambahkan Macro ke Ribbon:

  1. Klik "File" > "Options" > "Customize Ribbon".
  2. Pilih Tab yang Akan Ditambahkan Tombol Macro: Di sisi kanan jendela, pilih tab di Ribbon tempat Anda ingin menambahkan tombol macro. Anda dapat memilih tab yang sudah ada atau membuat tab baru.
  3. Buat Grup Baru (Opsional): Jika Anda ingin mengelompokkan tombol macro Anda, klik tombol "New Group".
  4. Pilih "Macros" di "Choose commands from:": Di sisi kiri jendela, pilih "Macros" dari daftar dropdown "Choose commands from:".
  5. Pilih Macro yang Anda Buat: Pilih macro yang baru saja Anda buat dari daftar macro.
  6. Klik "Add >>": Klik tombol "Add >>" untuk menambahkan macro ke grup yang Anda pilih.
  7. Ubah Nama dan Ikon Tombol (Opsional): Klik tombol macro yang baru ditambahkan di sisi kanan jendela dan kemudian klik tombol "Rename…". Anda dapat mengubah nama tombol dan memilih ikon yang sesuai.
  8. Klik "OK": Klik "OK" untuk menutup jendela "Word Options".

• Manfaat:

  • Otomatisasi: Macro dapat mengotomatiskan proses pencetakan, termasuk memilih printer, jumlah salinan, dan pengaturan lainnya.
  • Kustomisasi: Anda dapat menyesuaikan macro untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda.
  • Shortcut Key: Anda dapat menggunakan shortcut key untuk menjalankan macro dengan cepat.

3. Menggunakan Add-in Pihak Ketiga

Terdapat berbagai add-in pihak ketiga yang tersedia untuk Microsoft Word yang menawarkan fitur tambahan, termasuk tombol cetak yang lebih canggih. Add-in ini seringkali menyediakan opsi kustomisasi yang lebih luas daripada metode bawaan Word.

• Cara Menemukan dan Menginstal Add-in:

  1. Buka "Store": Di tab "Insert", klik tombol "Get Add-ins" atau "Store".
  2. Cari Add-in: Gunakan kotak pencarian untuk mencari add-in yang berkaitan dengan pencetakan. Anda dapat mencari dengan kata kunci seperti "print", "printing", atau "PDF".
  3. Pilih Add-in: Jelajahi hasil pencarian dan pilih add-in yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
  4. Klik "Add": Klik tombol "Add" untuk menginstal add-in.

• Contoh Add-in:

  • Add-in PDF: Beberapa add-in PDF menyediakan tombol cetak PDF langsung di Word.
  • Add-in Printer Management: Add-in ini memungkinkan Anda untuk mengelola printer dan pengaturan cetak dengan lebih mudah.

• Manfaat:

  • Fitur Tambahan: Add-in seringkali menawarkan fitur tambahan yang tidak tersedia di Word secara default.
  • Kustomisasi: Add-in dapat memberikan opsi kustomisasi yang lebih luas untuk tombol cetak dan pengaturan cetak.
  • Integrasi: Add-in dapat terintegrasi dengan aplikasi atau layanan lain.

Tips dan Trik untuk Mencetak Dokumen di Word:

• Gunakan Print Preview: Sebelum mencetak dokumen, selalu gunakan fitur "Print Preview" (File > Print) untuk memastikan bahwa dokumen akan dicetak dengan benar.
• Sesuaikan Pengaturan Cetak: Di jendela "Print", Anda dapat menyesuaikan berbagai pengaturan cetak, seperti printer yang digunakan, jumlah salinan, orientasi halaman, dan ukuran kertas.
• Gunakan Fitur "Print All Pages": Jika Anda hanya ingin mencetak halaman tertentu, gunakan opsi "Print Custom Range" dan masukkan nomor halaman yang ingin Anda cetak.
• Gunakan Fitur "Collate": Jika Anda mencetak beberapa salinan dokumen, gunakan fitur "Collate" untuk mencetak dokumen dalam urutan yang benar.
• Simpan Dokumen sebagai PDF: Jika Anda ingin memastikan bahwa dokumen Anda akan dicetak dengan tampilan yang sama di semua perangkat, simpan dokumen sebagai PDF.

Kesimpulan:

Menambahkan tombol cetak di Microsoft Word adalah cara yang efektif untuk meningkatkan produktivitas dan menyederhanakan proses pencetakan. Dengan mengikuti panduan langkah demi langkah di atas, Anda dapat memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan dan preferensi Anda. Baik Anda memilih untuk menambahkan tombol cetak ke QAT, membuat macro, atau menggunakan add-in pihak ketiga, pastikan untuk memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia untuk memaksimalkan pengalaman Anda dan membuat proses pencetakan dokumen menjadi lebih efisien. Ingatlah untuk selalu menggunakan "Print Preview" dan menyesuaikan pengaturan cetak sebelum mencetak dokumen untuk memastikan hasil yang optimal. Selamat mencoba!